Digital Workplace là gì? Digital Workplace – “môi trường làm việc số” là một loại từ chuyên môn đang càng ngày được chú ý khi công nghệ luôn luôn phát triển. Qua bài viết iceo.vn sẽ cung cấp mọi thông tin mà bạn cần biết nên biết, cùng tham khảo nhé!
Mục lục
Digital Workplace là gì?
Digital Workplace là một môi trường thực hiện công việc ảo cho phép các C-level ứng dụng công nghệ trong công việc để xây dựng công thức, công cụ, quản lý nhân viên nhằm gia tăng năng suất công việc của công ty, duy trì môi trường làm việc hiệu quả.
Digital Workplace là một nền tảng vận hành 100% bởi công nghệ. Tại đây, nhân viên có thể tương tác đạt kết quả tốt, xử lý công việc thông qua quản lý dự án, điều khiển tự động các công thức, báo cáo,… mà không hề phụ thuộc vào môi trường vật lý.
Dễ thấy, sự chuyển đổi sang môi trường làm việc số càng ngày phổ biến hơn trong doanh nghiệp: chữ kỹ tay – chữ ký số, hóa đơn giấy – hóa đơn điện tử, gởi thư tay – gửi email,…
Xem thêm Performance management là gì? Tổng hợp các bài học cho lãnh đạo doanh nghiệp mới nhất 2020
Tại sao chọn kế hoạch digital workplace ?
Có 4 lí do vì sao doanh nghiệp cần khai triển kế hoạch digital workplace, đấy là:
- Để thu hút nhân tài: 64% nhân viên sẽ chọn một ngành nghề được trả lương thấp hơn nếu họ không phải thực hiện công việc tại văn phòng.
- Tăng năng suất làm việc: các tổ chức có kênh social online có năng suất cao hơn 7% so sánh với những tổ chức không có.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên: các doanh nghiệp dùng phần mềm/công cụ truyền thông xã hội nội bộ cho thấy sự ưng ý của nhân viên tăng lên trung bình 20%.
- Giữ chân nhân tài: khi cấp độ gắn bó của cấp dưới tăng lên, tỷ lệ giữ chân nhân viên cũng tăng tương ứng, lên đến 87%.
Như vậy, xác định khai triển môi trường làm việc số sẽ đem đến ích lợi cho doanh nghiệp, nhân sự và người tiêu dùng. Đây có lẽ là điều mà bất kỳ CEO nào cũng mơ ước.
Những yếu tố tác động đến Digital workplace
Công nghệ: có khả năng nói Digital workplace được vận hành hoàn toàn bởi công nghệ. Khi nhu cầu con người và thị trường tăng trưởng không ngừng nghỉ, sự tăng trưởng của công nghệ đã tạo điều kiện làm cho việc xây dựng không gian làm việc ảo dễ dàng hơn bao giờ hết.
Con người: đây chính là yếu tố quan trọng nhất, tác động đến sự tăng trưởng của Digital Workplace. Đi kết hợp với sự hài lòng của nhân viên đối với hoạt động và công ty, sẽ giúp năng suất hoạt động tăng lên đáng kể. Thế nên ban quản trị cần săn sóc, chú ý nhiều hơn đến đội ngũ nhân viên.
Quản lý: Khi con người và công nghệ kết hợp cùng nhau luôn phải có phương hướng quản lý đúng đắn. Từ đấy tạo ra có thể sự thành công của Digital Workplace.
5 bước xây dựng môi trường làm việc số cho công ty
Bước 1. Chọn lựa tầm nhìn
Công cuộc kiến tạo môi trường thực hiện công việc số cho doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc lựa chọn tầm nhìn rõ ràng. Tầm nhìn đấy phải được đúc kết từ việc đo đạt kỹ lưỡng mong muốn và tình hình công việc trong tổ chức. Hãy có một cái nhìn bao quát về bộ máy vận hành của tổ chức và đặt ra câu hỏi: Liệu các phương thức thực hiện công việc truyền thống có còn mang đến hiệu quả?
Nhân sự cần những công cụ gì để có thể thực hiện công việc tốt hơn? Cách tối ưu để tìm ra đáp án là thăm dò tất cả đội ngũ nhân sự và trao đổi trực tiếp với các nhà quản lý và người có chuyên môn tư vấn chuyển đổi số để từ đó đưa ra một định hướng bài bản.
Bước 2. Lập kế hoạch khai triển
Vậy làm thế nào bạn để thiết lập một chiến lược cụ thể cho chiến lược Digital workplace transformation? Đó là thăm dò toàn bộ các bộ phận trong tổ chức – những người giữ nhiệm vụ thuộc một phần trong văn phòng điện tử, hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có cơ hội tham gia vào quá trình và giúp sức ý kiến. Một bản kế hoạch triển khai cần làm cho rõ những yếu tố sau:
- Bạn sẽ sử dụng công nghệ ra sao để tốt lên trải nghiệm thực hiện công việc của nhân viên và gia tăng hiệu suất?
- Bạn có thể tạo không gian làm việc ra sao để tăng khả năng thông minh và cộng tác của nhân viên?
Bước 3. Tạo ra bộ công cụ số
Digital Workplace là gì? Bộ công cụ kỹ thuật số gồm có tất cả các công cụ và công nghệ mà nhân viên cần để hoàn thiện công việc của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các công cụ số chỉ thật sự phát huy hiệu quả nếu như nó phục vụ được yêu cầu về tầm nhìn kế hoạch mà bạn đã chọn lựa ở trên. Nếu như không, các công cụ mới có thể chỉ đem tới ích lợi cho một số bộ phận hoặc nhóm chắc chắn – hoặc tệ hơn là không hề có lợi cho ai cả.
Vậy một bộ công cụ số hoàn chỉnh cần bao gồm những gì? Trong đa phần các tổ chức, các công cụ kỹ thuật số sẽ được chia thành 8 loại với các tính năng, mục tiêu riêng:
- Giao tiếp – cho phép nhân sự kết nối và liên lạc một bí quyết nhanh chóng: mail, tin nhắn
- Năng suất – hỗ trợ nhân sự thực hiện công việc hiệu quả: trình xử lý văn bản (word, docs), ứng dụng bảng tính (excel, sheet), ứng dụng trình chiếu (powerpoint)
- Cộng tác – cho phép nhân sự làm việc cùng nhau: hội group, website conference (hội nghị trực tuyến)
- Marketing – hỗ trợ chia sẻ nội dung nội bộ: blog, mạng nội bộ
- Phần mềm quản trị – ERP, CRM, HRM,…
- Nguồn lực cộng đồng (crowdsourcing) – cho phép tổ chức thu thập phản hồi và cảm hứng của nhân viên: khảo sát một lời phàn nàn, forum, thăm dò
- Kết nối – giúp dễ dàng liên lạc với mọi thành viên trong tổ chức: danh bạ nhân sự, sơ đồ tổ chức.
- Điện thoại di động – cho phép làm việc từ xa: desktop, smartphone, máy quét từ xa.
Bước 4. Triển khai hành động
Trước khi tiến hành bất kỳ một điều chỉnh nào trong công ty của mình, bạn cần xử lý mọi vấn đề có sự liên quan đến quản trị rủi ro và giải quyết những tiềm ẩn có thể phát sinh khi ứng dụng công nghệ mới. Một mô hình Digital workplace lý tưởng sẽ tối ưu hóa năng lực kết nối và cộng tác, cùng lúc đó tránh nguy cơ ở mức ít nhất. Hãy đảm bảo cho công đoạn triển khai diễn ra trơn tru bằng cách:
- Giám sát khắn khít nội dung để đo đạt và dự báo được những rủi ro có khả năng xảy đến liên quan đến các điểm bảo mật, không gây hại thông tin
- Huấn luyện nhân sự, cam kết toàn bộ nhân viên hiểu rõ về cách thức vận hành của Digital workplace để tránh sự nhầm lẫn, lúng túng khi đến gần hơn một không gian thực hiện công việc mới
- Bổ sung một mô hình giao tiếp độc nhất cho một doanh nghiệp và phòng ngừa việc hình thành các group biệt lập.
Xem thêm Vai trò của đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Bước 5. Đánh giá và cải tiến
Digital Workplace là gì? Khảo sát lại việc áp dụng digital workplace có bất cập ở đâu trong quy trình vận hành không. Cùng lúc đó nhận xét lại hậu quả trong lúc triển khai để cải tiến và tối ưu những điểm còn chưa phù hợp
Qua bài viết trên đây iceo.vn đã cung cấp các thông tin cho các bạn đọc về Digital Workplace là gì? Tại sao chọn digital workplace ?. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng như là xứng đang với thời gian mà bạn đã bỏ ra để đọc bài viết.
Mỹ Phượng – Tổng hợp
Tham khảo nguồn ( propertyleasing.com.vn, vinno.vn, 1office.vn, … )
