Định biên nhân sự là gì? Với những ai đã đi làm chắc hẳn đều đã nghe qua thuật ngữ này, dùng để xác định cơ cấu nguồn nhân sự, từ đó có quyết định tuyển dụng và hoạch định nguồn nhân lực. Qua bài viết iceo.vn sẽ cung cấp mọi thông tin mà bạn cần biết nên biết, cùng tham khảo nhé!
Mục lục
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là việc xác định một số lượng con người với những điều kiện phù hợp về phẩm chất cá nhân và tri thức để có thể đáp ứng những khối lượng công việc cho một vị trí cụ thể trong tương lai.
Trong khách sạn, định biên nhân sự là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành khách sạn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong công tác quản trị nhân sự của mỗi khách sạn, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực của khách sạn đó.
Ý nghĩa của việc định biên nhân sự
Quy trình định biên nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp, nó là phương pháp thuộc chiến lược quản trị và điều phối nguồn lực. Thông qua điều này, doanh nghiệp sẽ biết vận hành sao cho hiệu quả hơn và cũng chính là căn cứ để thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự đi đúng hướng. Cuối cùng, cung cấp đủ số lượng nhân sự để đáp ứng được tiêu chí trong hoạt động thương mại và kinh doanh, mang lại doanh thu.
Đây cũng là phương pháp sử dụng phổ biến giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước. Có thể định biên nhân sự để lên các kế hoạch như kế hoạch nhân sự tuần/tháng/năm, chi tiết về vị trí các công việc, chức danh, số lượng nhân sự của các phòng ban, đặc điểm nhân sự của mỗi vị trí,…
Tầm quan trọng của định biên nhân sự
Định biên nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Bởi nó xuất phát từ yếu tố con người giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn. Có thể nói rằng nếu không có định biên nhân sự thì việc quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả.
Vai trò định biên nhân sự trong hoạt động quản lý
Định biên nhân sự hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích sau:
Đối với cơ quan, tổ chức
– Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần sử dụng, số lượng hiện có và các khả năng đáp ứng được nhu cầu cần thiết dựa trên năng lực của họ.
– Là nền tảng cơ sở để xác định việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt thăng chức hoặc luân chuyển nhân sự.
– Giúp theo dõi tình hình nhân sự
– Là cơ sở để xây dựng ngân sách lương thưởng, các chi phí khác đến quyền lợi con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội).
Đối với người lao động
– Giúp người lao động hiểu rõ năng lực của mình từ đó tìm kiếm công việc đúng và phù hợp.
– Giúp người lao động định hướng và phát triển được năng lực của bản thân.
Điều kiện để định biên nhân sự là gì?
Đối với doanh nghiệp
- Phải có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng
- Có kế hoạch kinh doanh cụ thể đi kèm các khoản ngân sách và kế hoạch thay đổi.
Đối với các bộ phận, phòng ban
- Xác định vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công ty
- Nắm được tần suất các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
- Xác định được mong muốn về mức độ thành thạo và ước tính kết quả đầu ra cho các vị trí
- Làm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.
Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Sau khi tìm hiểu về khái niệm định biên nhân sự là gì cũng như các nguyên tắc định biên thông dụng thường được doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Tiếp theo ở phần này, chúng ta hãy tìm hiểu quy trình 5 bước tính định biên nhân sự chuẩn xác:
Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Bước đầu tiên để tính định biên nhân sự là doanh nghiệp cần thực hiện dự báo nhu cầu nhân lực của tổ chức trong tương lai một cách chính xác nhất. Ở đây, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trong tương lai những mục tiêu nào tổ chức muốn đạt được, hoạt động nào cần ưu tiên thực hiện, quy mô sản xuất ra sao.
Khi đã hiểu rõ và nắm chắc được các thông tin này, bạn cần xác định được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp như:
- Thời gian: khi nào thì cần?
- Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng?
- Số lượng: cần bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí, phòng ban
Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Việc phân tích thực trạng nhân sự sẽ giúp bạn xác định được những ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, bạn cần đưa ra các yếu tố như: yếu tố phân tích về mặt hệ thống và yếu tố phân tích về mặt quá trình.
Định biên nhân sự là gì? Yếu tố về mặt hệ thống
- Số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc
- Các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc
- Bao gồm các chính sách quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật
Yếu tố về quá trình
- Tính hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
- Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc
- Văn hóa, môi trường làm việc ở công ty
- Tính rõ ràng, cụ thể với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đưa ra
- Khó khăn hoặc các vấn đề gặp phải của doanh nghiệp
- Cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.
Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực
Tại bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu nhân lực hiện tại để xác định xem đang thiếu hụt hay dư thừa nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về bức tranh nhân sự giúp đưa ra các giải pháp tốt nhất để khắc phục các tình trạng dư thừa hay thiếu hụt ở trên hoặc có thể đưa ra các điều chỉnh về kế hoạch nhân lực một cách phù hợp.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 60 người. Nhưng do nhu cầu mở rộng thị trường cho các dự án, lĩnh vực mới thì số lượng đó không đáp ứng được công việc. Lúc này thì bạn nhân sự cần có quyết định tuyển người để đáp ứng công việc.
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Khi đã thực hiện 3 bước kể trên, lúc này doanh nghiệp cần lên kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự. Nếu như các bước xác định định biên nhân sự được thực hiện đúng thì phòng nhân sự có thể tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được đúng số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế doanh nghiệp.
Để lập kế hoạch định biên lao động, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các phương thức tuyển dụng
- Đề bạt và luân chuyển nhân sự
- Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phòng ban
- Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho công ty
- Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty
Xem thêm Quản lý nhân sự cần kỹ năng gì? Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả nhất dành cho nhà quản lý
Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch
Định biên nhân sự là gì? Việc đánh giá kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những sai sót giữa mục tiêu đề ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Từ đó giúp bạn phân tích các nguyên nhân đã dẫn đến những sai lệch đó.
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau:
- Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
- Các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện
- Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và thực thi
- Tìm kiếm nhân sự, bố trí nhân lực phù hợp để sẵn sàng khi cần tổ chức, thực hiện kế hoạch
Qua bài viết trên đây iceo.vn đã cung cấp các thông tin cho các bạn đọc về định biên nhân sự là gì? Ý nghĩa của việc định biên nhân sự. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng như là xứng đang với thời gian mà bạn đã bỏ ra để đọc bài viết.
Mỹ Phượng – Tổng hợp
Tham khảo nguồn ( chefjob.vn, linkpower.vn, coffeehr.com.vn, … )
