Với sự phát triển Du lịch kéo theo Ngành nhà hàng – khách sạn phát triển theo tạo thêm nhiều cơ hội công việc cho các bạn trẻ năng động. Trưởng bộ phận lễ tân là một vị trí được rất nhiều bạn trẻ quan tâm và phấn đấu để đạt được. Thế nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu công việc của một trưởng bộ phận lễ tân khách sạn? Hãy cùng tìm hiểu nhé.
Mục lục
Trưởng bộ phận lễ tân là gì?
Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân theo tiêu chuẩn chất lượng của khách sạn. Trách nhiệm của trưởng bộ phận lễ tân đó là: xây dựng quy trình, phân công, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên bộ phận mình, đón tiếp khách VIP,… hỗ trợ và xử lý vấn đề của khách hàng cũng như của nhân sự do mình quản lý.
Nhiệm vụ của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn
Điều phối công việc của nhân viên trong bộ phận mình quản lý
Công việc quan trọng nhất mà trưởng bộ phận lễ tân cần thực hiện đó là điều phối nhân viên bộ phận mình quản lý, cụ thể như sau:
- Lên kế hoạch triển khai thực hiện tất cả nhiệm vụ của nhân viên trong bộ phận lễ tân
- Tổ chức phân công công việc cho mọi nhân viên trong bộ phận.
- Kiểm tra sát sao giá phòng trên hệ thống để đảm bảo thông tin được rõ ràng và chính xác.
- Đảm bảo trang phục, tác phong và thái độ phục vụ của nhân viên lễ tân đảm bảo đúng với tiêu chuẩn
- Đốc thúc, kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động của từng nhân viên trong bộ phận.
Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự của bộ phận mình
Trưởng bộ phận lễ tân khách sạn cũng là vị trí việc làm quản lý, là người nắm quyền hành của một phòng ban, do đó việc tuyển dụng nhân sự cho bộ phận khi có nhu cầu hoặc thiếu hụt nhân sự là việc không thể thiếu, các đầu việc cụ thể như sau:
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự
- Đại diện phòng ban trực tiếp phỏng vấn, tuyển chọn và đàm phán về chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.
- Đào tạo và lên kế hoạch bồi dưỡng nhân sự tiềm năng
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự trong bộ phận
- Thực hiện phân công công việc hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới..
Trưởng bộ phận lễ tân cũng cần lên kế hoạch và trực tiếp tuyển dụng nhân sự cho bộ phận của mình
Đón tiếp khách VIP, khách đoàn và khách lưu trú dài hạn
Không chỉ chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, trưởng bộ phận lễ tân là người đứng đầu một bộ phận nên chỉ có trách nhiệm đón tiếp những đoàn khách VIP, khách lưu trú dài hạn để đảm bảo sự trang trọng của khách sạn đối với khách:
- Khi nhận nhiệm vụ đón tiếp khách VIP, trưởng bộ phận cần lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp và hãy đảm bảo các hoạt động diễn ra thật chỉn chu, hoàn hảo
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân chào đón, phục vụ và tiễn khách VIP, khách đoàn sao cho khách hàng cảm thấy thoải mái và được trân trọng nhất.
Đón tiếp các đoàn khách VIP cũng là nhiệm vụ của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn để đảm bảo sự trang trọng
Xử lý các ý kiến phàn nàn, yêu cầu và khiếu nại của khách hàng.
Khi thực hiện công việc xử lý các phàn nàn, yêu cầu và khiếu nại của khách hàng, trưởng bộ phận lễ tân cần phải:
- Hỗ trợ nhân viên của bộ phận mình xử lý những yêu cầu, phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không thể tự giải quyết được.
- Kết hợp với các bộ phận liên quan để giải đáp và giải quyết khiếu nại đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
- Ghi chú những trường hợp phàn nàn, khiếu nại khó xử lý để tạo thành case study hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự trong tương lai.
Các nhiệm vụ khác của trường bộ phận lễ tân khách sạn
Ngoài các nhiệm vụ chính ở trên, trưởng bộ phận lễ tân khách sạn còn đảm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác như:
- Kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận lễ tân mình quản lý để đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ.
- Xây dựng các biểu mẫu phục vụ cho quá trình hoạt động của bộ phận.
- Hỗ trợ các chiến dịch và hoạt động marketing của khách sạn khi cần thiết
- Xử lý, giải quyết kịp thời khi các tình huống khẩn cấp xảy ra như: xuống cấp, cháy nổ, mưa bão,…
- Tham gia các buổi hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo và các cuộc họp với ban giám đốc khách sạn.
- Lên kế hoạch họp định kỳ bộ phận để phổ biến, triển khai công việc, những thay đổi, quy trình, và chính sách của khách sạn.
- Hỗ trợ ban giám đốc trong các công việc liên quan khi được yêu cầu.
- Làm báo cáo định kỳ theo quy định của khách sạn và báo cáo công việc lên cấp trên.
Bên cạnh các nhiệm vụ chính, trưởng bộ phận lễ tân cũng có rất nhiều nhiệm vụ khác
Đến đây bạn đã hiểu được nhiệm vụ của trưởng bộ phận lễ tân khách sạn là làm gì. Mong rằng những thông tin trên đây sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tìm việc của mình. Hãy theo dõi trang topviecquanly.vn để cập nhập thêm thông tin tuyển trưởng bộ phận lễ tân và các vị trí khác ngành Nhà hàng – khách sạn bạn nhé.
